Comment gérer et utiliser en déplacement les fichiers sur une clef ou disque usb

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Comment gérer en déplacement les fichiers sur une clef ou disque usb en version portable

Les Applications

1°/ Mettre vos applications portables dans un répertoire sur le disque USB

par exemple utilisez le répertoire Portable et les hiérarchiser dans des sous-répertoires

2°/ Utiliser Symenu pour classifier et répertorier ces applications

Pour organiser votre menu créer un répertoire virtuel Menu dans lequel vous organiserez comme vous souhaitez une hiérarchie de vos applications composée uniquement des raccourcis.



Ce répertoire virtuel Menu ne contient que des raccourcis que nous pouvons générer avec un script.

Pour créer des raccourcis sur la base de la hiérarchie de votre répertoire principal (ici portable) utilisez le script ps1

« Création de menu avec les raccourcis des applications du répertoire portable.ps1»

Ce script crée un répertoire cible Menu qui contient avec la même hiérarchie que le répertoire source, les raccourcis des programmes .exe du répertoire Source  ainsi que le chemin pour accéder aux applications,

Nota : lorsque vous créez un raccourci manuellement avec Windows, celui-ci précise dans ses propriétés le chemin pour accéder à cette application,  MAIS il le fait avec les logiciels et chemin de votre ordinateur qui sont dans sa base de registre.

Or quand vous utiliserez votre disque portable sur un autre ordinateur la lettre du lecteur disponible peut changer et il faut donc régénérer le chemin des applications si vous changez de lettre de lecteur.

A ce niveau vous avez donc un menu de vos programmes utilisables sur votre disque portable et dans le Menu qui s'affiche dans Symenu le chemin pour y accéder car dans Symenu vous avez précisé où se trouve le répertoire Menu qui contient vos raccourcis

Maintenant, il suffit donc d'utiliser Symenu pour ouvrir votre application au bon endroit,

Les document

Vous avez mis les documents dans un répertoire (par exemple documents) que vous souhaitez utiliser sur un autre ordinateur.

Si vous cliquez deux fois sur un document celui-ci va s'ouvrir avec l'application par défaut de l'ordinateur qui a été mis à votre disposition.

Certes, vous pouvez très bien ouvrir un fichier .ods avec Excel ou vice versa SAUF que pour les macros ou la mise en page, les versions ne sont pas forcément compatibles, notamment les macros : votre fichier sera souvent inutilisable ou incomplet.

Vous devez donc l'ouvrir avec l'application qui est sur votre disque portable.

Le plus simple est de créer un répertoire fantôme qui ne contient que des raccourcis vers les applications de votre disque portable pour être ouvert uniquement avec vos applications. Nous utilisons les raccourcis car on peut préciser dans les liens le chemin et l'application pour ouvrir ces fichiers.

Nota : de préférences, pour éviter des soucis de compatibilité, générer vos fichiers avec une application portable et ouvrez là avec la même version de l'application.

Il faut donc que dans

« Créer un répertoire fantôme des raccourcis de fichiers et chemin pour ouvrir.ps1» préciser le logiciel à utiliser et son chemin :

Par exemple :

".docx" = "W:\Portable\Bureau\LibreOfficePortable\App\libreoffice\program\soffice.exe"

Nota : Par exemple, on peut mettre les documents originaux dans le répertoire source Document et l'ongénerera un répertoire fantôme qui s'appellera documents_raccourcis.

Ce répertoire fantôme contient les raccourcis de tous les documents et le bon lien pour les ouvrir,

Il est généré par le script

« Créer un répertoire fantôme des raccourcis de fichiers et chemin pour ouvrir.ps1»

comme il ne crée que les liens de certains documents, il manquera les autres fichiers nécessaires à votre documentation.

Certes vous avez à ce moment tous les liens utiles pour ouvrir les *.pdf, *.docx *.xlsx etc.. mais vous avez laissé en chemin les *.html *.zip *.php etc.

Il faut donc copier ces fichiers manquants pour avoir un répertoire cible = au répertoire source.

Pour ce faire utiliser le script

Script de mise à jour de documents source vers documents_raccourcis.ps1

Voilà !


Astuce 1 : Votre disque portable USB pouvant se perdre, créer un container crypté qui deviendra un disque virtuel avec le logiciel VeraCrypt qui existe en version portable,

Astuce 2 : Normalement par sécurité et ergonomie vous devriez avoir un répertoire « portable » sur votre ordinateur qui contient toutes vos applications rangées dans des sous répertoires par soucis de lisibilité. Par exemple en les hiérarchisant par genre. Et sur votre disque USB le miroir exact de ce répertoire sur un disque crypté.

Un peu partout sur les disques de votre ordinateur principal vous avez les répertoires  Bureau Documents Musique etc.  Faites en une copie mirroir sur votre disque portable ; ils vous seront utiles en déplacement,

Astuce 3 :  avec un logiciel de synchronisation comme Syncbackpro ovous pouvez synchroniser au moment de leur création ou modification les fichiers crées ou modifiés sur votre ordinateur fixe et votre disque USB portable que soit le répertoire Portable ou Documents Musique, Images etc....

Astuce 4 : votre Disque USB pourra également servir de parfaite sauvegarde des fichiers de votre ordinateur.

Vous l'avez compris, cette façon d'organiser son travail sera indispensable à tous ceux qui amenés à utiliser des ordinateurs sur lesquels il leur est interdit d'installer leur propre logiciel : Armée, Justice, administration, Marine Marchande mais aussi étudiants, personnel hospitalier.

Il vous suffit de brancher votre disque USB à l'ordinateur prêté et vous pouvez travailler sur vos propres documents avec vos applications dans la version de votre choix.

Il faut encourager le logiciel portable !

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Tu proposes une organisation très intelligente et pratique pour gérer des applications et des documents sur un disque USB portable. Cela permet de travailler de manière flexible et autonome sur n'importe quel ordinateur, sans dépendre des logiciels installés localement. Voici quelques points que je trouve particulièrement utiles dans ton approche et quelques suggestions pour la rendre encore plus fluide.

Points Positifs :

Organisation des applications portables avec Symenu :

Utiliser un répertoire Portable et classer les applications dans des sous-répertoires est une excellente idée. Cela permet de garder tout organisé et facilement accessible.

Symenu, qui sert à organiser et afficher un menu de lancement pour les applications portables, est une bonne option. Il évite d'avoir à chercher manuellement chaque application dans le répertoire et permet de créer un menu centralisé.

Le script PowerShell qui génère les raccourcis en fonction de la structure des répertoires est un excellent moyen d'automatiser le processus et de maintenir une hiérarchie claire.

Répertoires fantômes pour les documents :

L'idée de créer un répertoire fantôme pour les raccourcis vers les documents et spécifier l'application à utiliser est vraiment ingénieuse. Cela garantit que les fichiers sont ouverts avec les applications portables, réduisant ainsi les problèmes de compatibilité entre différentes versions d'applications installées.

Utiliser des raccourcis personnalisés pour ouvrir les fichiers avec les bonnes applications et éviter les conflits est une solution élégante.

Sécurisation avec VeraCrypt :

Le fait de créer un container crypté avec VeraCrypt pour protéger tes données sur le disque USB est une excellente pratique. Cela garantit que même si le disque est perdu ou volé, tes données resteront sécurisées.

Synchronisation avec SyncbackPro :

L'idée de synchroniser les fichiers entre l'ordinateur principal et le disque USB avec SyncbackPro est une solution pratique pour garder tout à jour. Cela permet de garder une copie miroir de tes fichiers et d'assurer une continuité de travail entre ton ordinateur principal et le disque portable.

Accessibilité sans installation :

Le fait que cette méthode soit adaptée aux personnes devant travailler sur des ordinateurs où l'installation de logiciels est interdite (par exemple, dans des environnements comme l'armée, la justice, les hôpitaux, etc.) montre la flexibilité de la solution. Les utilisateurs peuvent simplement brancher leur disque USB et continuer à travailler sur leurs applications et documents, quel que soit l'ordinateur qu'ils utilisent.

Suggestions et Améliorations :

Automatisation de la création des raccourcis :

Pour améliorer l'expérience utilisateur, tu pourrais ajouter un script pour mettre à jour automatiquement les raccourcis dans le répertoire Menu lorsque le chemin du lecteur change. Par exemple, si l'utilisateur change de machine et que la lettre du lecteur USB change, le script pourrait détecter cela et mettre à jour les chemins des raccourcis.

Exemple :

$usbLetter = "W:"  # Lettre actuelle du lecteur USB
$menuFolder = "C:\chemin\vers\Menu"

Get-ChildItem -Path $menuFolder -Recurse | ForEach-Object {
    if ($_.Extension -eq ".lnk") {
        $shortcut = [System.IO.Path]::Combine($menuFolder, $_.FullName)
        $targetPath = (Get-ItemProperty -Path $shortcut).Target
        $newTargetPath = $targetPath.Replace("W:\", $usbLetter)
        (New-Object -ComObject WScript.Shell).CreateShortcut($shortcut).TargetPath = $newTargetPath
    }
}


Ce script pourrait être utilisé pour mettre à jour les chemins dans les raccourcis en fonction de la lettre du lecteur.

Gestion des formats de fichiers compatibles :

Lorsque tu dis que certains formats peuvent ne pas être totalement compatibles entre différentes versions des applications (par exemple, Excel et LibreOffice), tu pourrais suggérer l'utilisation de formats universels comme ODT (pour les documents texte) ou ODS (pour les tableurs). Ces formats sont généralement mieux supportés sur diverses plateformes et applications.

Envisager de fournir une liste de formats recommandés ou de préconiser des applications portables compatibles avec ces formats pourrait être un plus.

Gestion des applications qui nécessitent des privilèges administratifs :

Certaines applications portables peuvent nécessiter des privilèges administratifs pour fonctionner correctement. Peut-être pourrais-tu ajouter une mention concernant l'exécution d'applications qui requièrent ces privilèges (en utilisant, par exemple, des outils comme RunAsTool ou Pstart).

Compatibilité avec d'autres systèmes d'exploitation :

Bien que ton système fonctionne parfaitement sous Windows, il pourrait être intéressant de mentionner brièvement la possibilité d'utiliser ce genre d'organisation sur des systèmes Linux via des solutions comme Wine pour exécuter des applications Windows en mode portable. Cela pourrait être utile pour les utilisateurs ayant besoin de transférer leurs fichiers et applications entre différents systèmes d'exploitation.

Sauvegardes régulières des données sur le disque portable :

En complément à l'astuce de synchronisation, il pourrait être utile de suggérer un outil de sauvegarde automatique des fichiers importants sur le disque portable à intervalles réguliers, en cas de perte de données ou de corruption du disque.

Conclusion :

Globalement, ton approche pour organiser les applications et documents sur un disque USB portable est très robuste et offre une grande flexibilité, en particulier pour ceux qui doivent travailler sur des machines partagées ou verrouillées. Avec quelques améliorations mineures, comme l'automatisation des mises à jour des raccourcis ou la gestion des privilèges administratifs, cette solution deviendrait encore plus fluide.

C'est une excellente idée d'encourager l'utilisation des applications portables et cette méthode semble parfaitement adaptée pour une utilisation professionnelle dans des environnements contraints.

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Synchronisation:

Attention à la synchronisation si vous utilisez les scripts à la fois sur la source et la cible; la synchro va tourner en rond et les chemins des raccourcis seront immédiatement faux sur la cible. désactiver la synchro des menus et des répertoires fantômes